مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) و سیستم گردش کار

در سازمان‌های مدرن، بهینه‌سازی فرآیندها و مدیریت صحیح گردش کار اهمیت زیادی دارد. بسیاری از مدیران و کارشناسان منابع انسانی هنگام انتخاب ابزار یا روش‌های بهبود عملکرد، با دو مفهوم کلیدی روبه‌رو می‌شوند: مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) و سیستم گردش کار (Workflow System). این دو مفهوم اگرچه شباهت‌هایی دارند، اما در هدف، کاربرد و گستره استفاده با هم متفاوت‌اند.

مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) چیست؟

BPM یا Business Process Management رویکردی جامع برای طراحی، تحلیل، بهبود و پایش فرآیندهای سازمانی است. هدف اصلی BPM این است که تمام فرآیندهای سازمانی در یک مسیر مشخص، هماهنگ و بهینه اجرا شوند. در این رویکرد، تمرکز روی تصویر کلی سازمان است، نه فقط وظایف کوچک یا یک واحد خاص.

سیستم گردش کار چیست؟

سیستم گردش کار یک ابزار نرم‌افزاری یا ساختار اجرایی است که وظایف روزانه را میان افراد، تیم‌ها یا واحدهای مختلف توزیع می‌کند. در واقع Workflow بیشتر بر اجرای وظایف تکراری و روزمره تمرکز دارد و به سازمان کمک می‌کند که مراحل کاری به صورت خودکار و سریع انجام شوند.

تفاوت‌های کلیدی BPM و سیستم گردش کار

1. دامنه کاربرد

   • BPM: کل فرآیندهای سازمان را پوشش می‌دهد و بر استراتژی، بهینه‌سازی و بهبود مداوم تمرکز دارد.

   • Workflow: بیشتر روی بخشی از فرآیند یا اجرای وظایف مشخص در یک پروژه تمرکز می‌کند.

2. سطح دیدگاه

   • BPM: دیدگاه کلان و جامع دارد و فرآیندها را در ارتباط با اهداف سازمان بررسی می‌کند.

   • Workflow: دیدگاه جزئی و عملیاتی دارد و بیشتر به جریان وظایف در یک تیم می‌پردازد.

3. انعطاف‌پذیری

   • BPM: قابلیت تحلیل، بازطراحی و تغییر فرآیندها بر اساس تغییرات بازار یا استراتژی سازمان را دارد.

   • Workflow: تمرکز آن روی اجرای سریع وظایف است و انعطاف کمتری در مقایسه با BPM دارد.

4. ابزار و فناوری

   • BPM: از نرم‌افزارهای پیشرفته مدیریت فرآیند، داشبوردهای KPI و سیستم‌های اتوماسیون استفاده می‌کند.

   • Workflow: بیشتر از ابزارهای مدیریت وظایف و نرم‌افزارهای ساده همکاری تیمی بهره می‌برد.

چه زمانی از BPM استفاده کنیم؟

اگر سازمان به دنبال تحول اساسی در فرآیندها، بهینه‌سازی هزینه‌ها و هماهنگی میان بخش‌های مختلف باشد، BPM بهترین انتخاب است. این رویکرد به ویژه در سازمان‌های بزرگ با فرآیندهای پیچیده بسیار کاربرد دارد.

چه زمانی از سیستم گردش کار استفاده کنیم؟

سیستم گردش کار زمانی مفید است که هدف، اتوماسیون کارهای روزمره، افزایش سرعت انجام وظایف و کاهش خطای انسانی باشد. این ابزار بیشتر برای شرکت‌های کوچک و متوسط یا تیم‌های پروژه‌ای توصیه می‌شود.

جمع‌بندی

اگر بخواهیم ساده بگوییم، BPM یک استراتژی جامع برای مدیریت کل فرآیندهای سازمان است، در حالی که Workflow ابزاری برای اجرای کارهای روزانه و بخشی از همان فرآیندها محسوب می‌شود. ترکیب این دو می‌تواند به سازمان کمک کند تا هم از منظر کلان و هم از منظر عملیاتی عملکرد بهتری داشته باشد.